ইমেইল পাঠানোর নিয়ম (কম্পিউটার ও মোবাইল থেকে)

বর্তমান বিশ্বে সব থেকে নির্ভরযোগ্য একটি যোগাযোগ এর নাম হলো ইমেইল। ব্যাক্তিগত যোগাযোগ থেকে আরম্ভ করে ব্যবসা, অফিসিয়াল সব ক্ষেত্রেই ব্যবহার করা হচ্ছে ইমেইল। তবে, এমন অনেকে আছেন যারা ইমেইল পাঠানোর নিয়ম জানেন না। (how to send an email)

আজকের এই আর্টিকেলের মাধ্যমে আমি আপনাদের বলবো কিভাবে ইমেইল পাঠাতে হয়। আপনি যদি কাউকে ইমেইল পাঠাতে চান তাহালে দরকার একটি ইমেইল এড্রেস (email address).

তাছাড়া, আপনার ইমেইল এড্রেস থেকে যাকে ইমেইল পাঠাবেন তার ইমেইল এড্রেস আপনার দরকার হবে। ইমেইল করার জন্য সব থেকে জনপ্রিয় মাধ্যম হলো জিমেইল (gmail).

জিমেইল হচ্ছে গুগলের একটি পরিসেবা যা আপনি সস্পর্ন বিনামূল্যে ব্যবহার করতে পারবেন। এর আগে আমি জিমেইল আইডি খোলার নিয়ম বলেছি।

আপনি মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে এাটি জিমেইল একাউন্ট খুলতে পারবেন। জিমেইল আইডি থেকে ইমেইল পাঠানো অনেক সহজ একটি কাজ যা আপনি সহজে পারবেন।

আজকের এই আর্টিকেলে আপনি মোবাইল কিংবা কম্পিউটারে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম সম্পর্কে জানতে পারবেন। তাহালে চলুন নিচে থেকে জেনে আসি মোবাইল এবং কম্পিউটার থেকে কিভাবে ইমেইল পাঠাতে হয়।

কম্পিউটারে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম?

কম্পিউটার থেকে জিমেইল ব্যবহার করে ইমেইল পাঠাতে আপনাকে যেকোনো একটি ব্রাউজার (browser) ওপেন করতে হবে এবং gmail.com এই ওয়েবসাইটে প্রবেশ করুন।

আপনার জিমেইল একাউন্ট যদি লগইন করা না থাকে তাহালে ইমেইল এড্রেস এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করুন। আর যদি লগইন করা থাকে তাহালে জিমেইল ইনবক্স দেখতে পাবেন।

এবার ইমেইল পাঠানোর জন্য জিমেইল এর ইনবক্সের উপরে বাম দিকে (+) Compose দেখতে পাবেন এবং সেখানে ক্লিক করুন।

Compose অপশনে ক্লিক করার পরে New Message বলে একটি উইন্ডো স্ক্রিনের ডান দেখতে পাবেন।

এবার আপনি যে ব্যাক্তি বা প্রতিষ্ঠানের কাছে ইমেইল পাঠাতে চান, তার ইমেইল এড্রেস new message এর নিচে To বক্সে লিখুন।

আপনি যদি এক সাথে একাধিক ব্যাক্তি বা প্রতিষ্ঠানকের নিকট ইমেইল পাঠাতে চান, তাহালে একটি ইমেইল এড্রেস লিখে Tab চেপে পরবর্তী ইমেইল এড্রেস লিখুুন।

Cc বা Bcc তাহালে To এর ডানদিকে থাকা Cc এবং Bcc অপশনে ক্লিক করে কাঙ্খিত ইমেইল এড্রেস লিখুন। cc এর মাধ্যমে আপনি একই ইমেইল এড্রেস কপি করে অন্যদের কাছে পাঠাতে পারবেন।

To ও Cc থেকে ইমেইল পাঠালে সেই ইমেইলের এড্রেস গুলো সবাই দেখতে পাবে। আর যদি Bcc অপশন থেকে ইমেইল পাঠান তাহালে কোনো ব্যাক্তি এতে অপরের মেইল এড্রেস দেখতে পাবেন না।

এরপরে Subject অপশনে ইমেইলের সাবজেক্ট কি সেটা লিখতে হবে। এই সাবজেক্ট অপশনে আপনি যে বিষয় সস্পর্কে ইমেইল লিখে পাঠাবেন সেই বিষয়ে সংক্ষিপ্ত আকারে কিছু লিখবেন।

আপনি যার কাছে ইমেইল পাঠাচ্ছেন তিনি যেন subject দেখে সহজে বুঝতে পারেন কোন বিষয়ে আপনি ইমেইল লিখেছেন বা পাঠাচ্ছেন। এজন্য ইমেইল এর সাবজেক্ট খুব গুরুত্বপূর্ণ।

Subject এর নিচে যে ফাকা জায়গা আছে সেটাকে Body বলে। এখানে আপনার ইমেইল এর মূল বিষয়বস্তু লিখতে হবে। সাধারণ আমরা যেভাবে টেক্সট লিখি ঠিক একই ভাবে এখানে লিখতে পারবেন।

Send অপশনের পাশে আন্ডার লাইন করা “A” অপশনে ক্লিক করলে আপনি আরো অনেক গুলো অপশন পেয়ে যাবেন। সেখানে আপনি বোল্ড, ইতালি, আন্ডারলাইন, কালার সহ আরো বিভিন্ন ধরনের অপশন দেখতে পাবেন।

এছাড়াও আপনি যদি ইমেইলের সাথে ছবি, ফাইল পাঠাতে চান তাহালে নিচে থেকে “Attach files” অপশনে ক্লিক করে আপলোড করে ইমেইলের সাথে পাঠাতে পারবেন।

তাছাড়া ড্রইভ (drive) আপশনে ক্লিক আপনার গুগল ড্রাইভের ছবি বা ফাইল গুলো ইমেইলের সাথে পাঠাতে পারবেন।

এরপর Send অপশনের পাশে থাকা লিংক (link) অপশনে ক্লিক করে এড করা যাবে। ইমেজ (image) অপশনে ক্লিক করে ছবি যুক্ত করা যাবে। 

এছাড়া সময় ও তালা অপশনে ক্লিক করে কনফিডেনশিয়াল মোড অন বা অফ করা যাবে। এর পরে যে ফীচারটা রয়েছে তার মাধ্যমে উক্ত ইমেইলটি কত দিন পরে এক্সপায়ার বা নষ্ট হয়ে যাবে সেটা সেট করা যাবে।

সম্পর্ন ইমেইল লেখা শেষ হয়ে গেলে ইমেইল পাঠানোর জন্য নিচে থাকা Send অপশনে ক্লিক করলে উল্লেখ করা ঠিকানায় পৌঁছে যাবে।

আশাকরি সহজে বুঝতে পারছেন কিভাবে কম্পিউটারে ইমেইল পাঠাবেন এর সম্পর্কে। তাহালে চলুন এবার জেনে আসি কিভাবে ইমেইল এর রিপ্লাই (reply) দিতে হয়।

কিভাবে ইমেইল রিপ্লাই দিতে হয়? (how to reply to an email professionally)

উপরে আমি আপনাদের email পাঠানোর নিয়ম সম্পর্কে বলেছি। এবার বলবো কিভাবে ইমেইলের রিপ্লাই দিবেন সেই সম্পর্কে।

আসলে ইমেইল এর রিপ্লাই দেওয়াটা অনেকটা ইমেইল পাঠানোর মতোই। কোনো ইমেইল এর রিপ্লাই দেওয়া জন্য উক্ত ইমেইলে প্রবেশ করে নিচের দিকে Reply অপশনে ক্লিক করবেন।

আবার Forward অপশনে ক্লিক করে ও ইমেইলের রিপ্লাই উক্ত ব্যাক্তির কাছে পাঠাতে পারবেন। আপনি Send অপশনের সাথে লাগানো (^) চিহ্ন দেখতে পাবেন, সেখানে ক্লিক করে ইমেইল পাঠানোর জন্য শিডিউল করতে পারবেন।

এই অপশনে ক্লিক করে উক্ত মেইলটি কোন সময় ও তারিখে উল্লেখিত ঠিকানায় পৌঁছাতে চান, সেটা সেট করতে পারবেন। এই ফীচারটা ব্যবহার করে সময়ের আগে ইমেইল শিডিউল করে রখতে পারবেন।

মোবাইল থেকে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম?

মোবাইল থেকেও কম্পিউটারের মতো একই নিয়মে ইমেইল পাঠাতে পারবেন। মোবাইল থেকে ইমেইল পাঠাতে সর্বপ্রথম মোবাইলে থাকা জিমেইল অ্যাপটি ওপেন করুন। 

আপনার জিমেইল আইডির ইমেইল এড্রেস ও পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করুন। আর যদি লগইন করা থাকে তাহালে জিমেইল ইনবক্স দেখতে পাবেন।

এবার ইমেইল পাঠানোর জন্য জিমেইল অ্যাপের নিচে ডান পাশে কর্নারে পেন্সিল আইকনের সাথে Compose নামে একটি অপশন দেখতে পাবেন সেখানে ক্লিক করুন।

আপনি যার কাছে ইমেইল পাঠাতে চান To অপশনে তার ইমেইল এড্রেস লিখুন। তাছাড়া, To এর ডান পাশে থাকা ড্রপ অপশনে ক্লিক করে Cc ও Bcc অপশন এড করতে পারেন।

এরপর Subject অপশনে ইমেইলের সংক্ষিপ্ত বিষয়ে কিছু লিখুন, যাতে ইমেইল দেখে বুঝতে পারেন কি বিষয়ে ইমেইল পাঠিয়েছেন।

এবার “Compose email” অপশনে ক্লিক করে সম্পর্ন ইমেইল লিখুন। মোবাইলের মাধ্যমে ইমেইল ফরম্যাটিং করার সুযোগ থাকছে না।

তাছাড়া টপ বারে থাকা ক্লিপ আইকনে ক্লিক করে ইমেইলের এটাচমেন্ট হিসাবে ফাইল এড করার অপশন রয়েছে। এখান থেকে আপনি ছবি, ফাইল যুক্ত করতে পারবেন।

কম্পিউটারের মতো মোবাইলে জিমেইল অ্যাপে ইমেইল শিডিউল ও কনফিডেনসিয়াল মোড করার  ফিচার রয়েছে। মোবাইলে জিমেইল অ্যাপে এসব ফিচার গুলো অ্যাকসেস করতে থ্রি-ডট মেন্যুতে ক্লিক করুন এবং কাঙ্খিত ফিচারে ক্লিক করে ব্যবহার করুন।

আপনার ইমেইল লেখা সস্পর্ন হয়ে গেলে পেপার প্লেনের মতো দেখতে Send অপশনে ক্লিক করুন। এই অপশনে ক্লিক করার পরে ইমেইলটি যথাযথ ঠিকানায় পৌঁছে যাবে।

কম্পিউটারের মতো মোবাইলে জিমেইল অ্যাপ ব্যবহার করে একই পদ্ধতিতে রিপ্লাই দিতে পারবেন। আবার Forward অপশনে ক্লিক করলেও হবে।

যে ইমেইলের রিপ্লাই দিতে চান সেই ইমেইলের মধ্যে প্রবেশ করুন এবং নিচের দিকে স্ক্রল করে Reply অপশনে ক্লিক করুন। আবার, Forward অপশনে ক্লিক করেও উক্ত ইমেইল অন্যকে ফরম্যাট করতে পারবেন।

আমার শেষ কথা

আজকে আমরা জানলাম মোবাইল এবং কম্পিউটার থেকে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম (how to send an email) সম্পর্কে। আশাকরি আমার লেখাটি আপনাদের কাছে ভালো লাগছে।