ডাটা এন্ট্রি কি? Data Entry কত প্রকার এবং কিভাবে শুরু করবেন?

বন্ধুরা আজকে আপনাদের এই আর্টিকেলের মাধ্যমে বলবো ডাটা এন্ট্রি কি (what is data entry in bangla), ডাটা এন্ট্রি কত প্রকার এবং কিভাবে শুরু করবেন? সেই সম্পর্কে বিস্তরিত আলোচনা করবো।

বর্তমানে সময়ের সাথে সাথে ঘরে বসে টাকা ইনকাম করার রুচি দিন দিন বৃদ্ধি পাচ্ছে। এক্ষেএে ডাটা এন্ট্রির কাজ আপনাদের জন্য অধিক লাভজনক বলে প্রমাণিত হতে পারে। ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হিসাবে আপনি অনলাইন বা অফলাইন দুটো মাধ্যমে করতে পারবেন।

কিন্ত এই কাজ করার জন্য আপনাকে অবশ্যই কম্পিউটারের ব্যবহার জানা থাকতে হবে। কারণ, ডাটা এন্ট্রি করা মানে মূলত যেকোনো physical data গুলোকে কম্পিউটার এর মাধ্যমে digitally entry করা।

এমন অনেক online এবং offline company রয়েছে যাদের একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর অবশ্যই প্রয়োজন হয়ে থাকে। এজন্য এ কাজ করে টাকা ইনকাম করার সুযোগ অবশ্যই রয়েছে। আপনারা ডাটা এন্ট্রি জব (data entry job) full-time বা part-time দুই ভাবে করতে পারবেন।

Students, housewife, retired person বা এমন কি যেকেউ ইচ্ছা করলে চাকরির পাশাপাশি এটিকে পার্ট-টাইম কাজ করে ভালো পরিমানে টাকা ইনকাম করতে পারবেন।

• কম্পিউটার নেটওয়ার্ক কি? এর ব্যবহার ও সুবিধা – (Computer Network)

আমরা হয়তো অনেকের মুখে ডাটা এন্ট্রির কাজ থেকে টাকা আয় করার কথা শুনেছি কিন্ত আমাদের মধ্যে অনেকে এখনো জানে না আসলে ডাটা এন্ট্রি কাজটা কি সেই সম্পর্কে।

তাহালে চলুন আমরা নিচে থেকে জেনে আসি ডাটা এন্ট্রি কি? (What is data entry in bangla)

ডাটা এন্ট্রি কি? (What is data entry)

ডাটা এন্ট্রি কাজটা কি এ সম্পর্কে ভালো করে বোঝার জন্য আমাদের আগে জানতে ডাটা এন্ট্রি মানে কি? Data entry মানে, একজন টাইপিস্ট (typist) এর সাহায্যে টাইপিং এর মাধ্যমে যেকোনো হার্ড কপি থেকে ডাটা গুলোকে সফ্ট কপিতে কনভার্ট করা।

এবং ডাটা গুলোকে তাদের যথাযথা স্থানে সংগ্রহ করা। মূলত ডাটা গুলোকে একটি কম্পিউটারের মাধ্যমে কিছু সফটওয়্যারের সাহায্যে যুক্ত করা বা আপডেট করা হয়। এখানে ডাটা (Data) বলতে যেকোনো ধরনের object, file, information, media ইত্যাদি হতে পারে।

যেমন- Audio, video, document, image, text, number ইত্যাদি। ডাটা এন্ট্রির ক্ষেএে বিভিন্ন ডাটা গুলোকে একটি physical paper document থেকে দেখে কীবোর্ড এর দ্বারা কম্পিউটারে টাইপ (type) করে ডিজিটাল কপিতে রূপান্তরিত করা হয়।

আর এই ডাটা এন্ট্রির কাজ যেই ব্যাক্তির দ্বারা করানো হয় তাকে ডাটা এন্ট্রি অপারেটর (data entry operator) বলা হয়। আপনি চাইলে একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হতে পারবেন। তবে তার জন্য আপনার মধ্যে Computer basic knowledge এবং trying skills থাকে।

ডাটা এন্ট্রি কাজে একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর দ্বারা কম্পিউটারের নিদিষ্ট সফটওয়্যার এর মাধ্যমে ডাটা গুলোকে এন্টার / টাইপ করতে হয়। যেমন, Word pad, MS-office, MS-excel ইত্যাদি বিভিন্ন ধরনের সফটওয়্যার গুলোতে ডাটা গুলোকে অপারেটরের দ্বারা ফিড করা হয়।

আমরা যদি সহজ ভাবে বলি, কম্পিউটারের মধ্যে কীবোর্ড (keyboard) এর মাধ্যমে টাইপিং করে যেকোনো ধরনের ডাটা গুলোকে প্রবেশ করানোকে ডাটা এন্ট্রি বলা হয়।

• কম্পিউটার কীবোর্ড শর্টকাট pdf কোড ও টেকনিক – (keyboard shortcuts)

Data entry হলো এমন একটি প্রক্রিয়া সেখানে কর্মীচারীদের দিয়ে ডাটা (Data) গুলোকে edit, add এবং verify করা হয়। তাহালে আশাকরি Data entry কি বিষয়টা সহজে বুঝতে পারছেন।

ডাটা এন্ট্রি কত প্রকার? (Types Of Data Entry)

বর্তমান এই অধুনিক যুগে যেকোনা কাজ কম্পিউটারের দ্বারা করা হয়। এজন্য বিভিন্ন ধরনের ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট গুলোকে কম্পিউটারে ডিজিটালি স্টোর করে ডাটাবেজ তৈরি করা সাধারণ একটি ব্যাপার।

তাই বর্তমান সময়ে আলদা আলদা কাজের জন্য আলদা আলদা ধরনের ডাটা কম্পিউটারে এন্ট্রি হচ্ছে। যার ফলে ডাটা এন্ট্রি কাজের বিভিন্ন প্রকার তৈরি হয়েছে। যেমন, 

• MS-excel data entry
• Spelling checking
• Paper documentation 
• Job posting
• Translation
• Data conversation
• Database creation

তাহালে চলুন প্রতিটা বিষয়ে আমরা নিচে থেকে বিস্তরিত ভাবে জেনে আসি।

MS-excel data entry

যেকোনো কোম্পানি তার sales, purchase, feedback, customer review ইত্যাদি বিভিন্ন ধরনের ডাটা গুলোকে এক্সেল সফটওয়্যার এর ব্যবহার করে ডিজিটাল ডাটাবেজ (digital database) তৈরি করাটা অনেক লাভজনক বা সুবিধাজনক।

কারণ, MS-excel এর মধ্যে প্রতিটি সুবিধা রয়েছে যেগুলো ব্যবহার করে data entry র কাজ গুলো অনেক সহজে করা যেতে পারে। তাছাড়া এক্সেল এর মাধ্যমে আপনি আপনার হিসাবে entry ও record গুলোকে edit বা add করতে পারবেন।

Spelling checking

এই ডাটা এন্ট্রির কাজে আগে থেকে কিছু লেখা উপন্যাস, আর্টিকেল, বই বা অন্য কন্টেন্ট গুলোতে শব্দ, বানান ইত্যাদি চেক করে সঠিক করা হয়। এখানে মূলত লেখাটির মধ্যে কোন গুলো ভুল রয়েছে সেগুলো খুঁজে সঠিক বের করতে হয়।

Paper documentation

এই ডাটা এন্ট্রির কাজ গুলো অনেক জনপ্রিয় হয়। কারণ, এই কাজ গুলো অনেক সহজ। এখানে আপনাকে কাগজের মধ্যে হার্ড কপি হিসাবে আপনাকে একটি কাগজ দেওয়া হয় এবং সেই ডাটা গুলোকে কম্পিউটারে টাইপ করতে হবে।

• কম্পিউটারে বাংলা টাইপিং শেখার সহজ উপায় (bangla typing)

কম্পিউটারে টাইপিং করার ফলে সেই হার্ড কপিকে সফ্ট কপিতে রূপান্তর হবে এবং একটি বিশেষ সফটওয়্যার এর মধ্যে সেগুলোকে টাইপ করতে হবে। এক্ষেএে Word pad, note pad, MS-excel, word ইত্যাদি ধরনের সফটওয়্যার গুলো ব্যবহার হয়।

Job posting

এমন অনেক অনলাইন জব পোর্টাল ওয়েবসাইট রয়েছে যেগুলোতে প্রায় প্রতিদিন নতুন নতুন জব (job) পাবলিশ করা হয়। এখানে প্রতিদিন অধিক পরিমানে চাকরির খবর পাবলিশ করানোর জন্য ডাটা এন্ট্রি অপারেটর এর প্রয়োজন হয়ে থাকে।

এক্ষেএে ডাটা এন্ট্রি অপারেটররা বিভিন্ন স্থান থেকে চাকরির খবর গুলো সংগ্রহ করে সেই বিষয়ে আর্টিকেল লিখে সেগুলো পাবলিশ করেন। এটা এক ধরনের ডাটা এন্ট্রির কাজ, কারণ এখানে  টাইটিং এর মাধ্যমে ডাটা গুলোকে ডিজিটালি পাবলিশ করা হচ্ছে।

Translation

এই ধরনের ডাটা এন্ট্রির কাজে voice বা audio file থেকে ডাটা গুলোকে text হিসাবে টাইপ করতে হয়। বিভিন্ন সময় বিভিন্ন ভাষায় থাকা ভয়েস ফাইলকে বদলে লোকাল ভাষাতে পরিণত করতে হয়।

তাছাড়া অনেক সময় এমনও ডাটা এন্ট্রির কাজ রয়েছে যেখানে অন্য ভাষাতে লেখা বই বা আর্টিকেল গুলোকে অন্য একটি ভাষায় কনভার্ট করতে হয়। যেমন, একটি বিখ্যাত ইংরেজি বই থেকে বাংলাতে ট্রান্সলেট করা।

Data convention

data convention মানে যেকোনো ডাটার ফরমাট চেন্জ বা বদলে দেওয়া। মনে করুন একটি PDF ফাইলকে word file এর মধ্যে কনভার্ট করা। এভাবে একটি ফাইলকে অন্য আর একটি ফাইল ফরম্যাটে কনভার্ট করার কাজকে বলা হয় ডাটা কনভার্সন।

অনেক বড় বড় কোম্পনিরা এই ধরনের কাজ গুলো নেওয়ার জন্য তাদের একজন ডাটা এন্ট্রি অপারেটর এর প্রয়োজন হয়ে থাকে।

Database creation

বিভিন্ন সরকারি বা বেসরকারি সংস্হা রয়েছে যাদের বিভিন্ন বিষয়ের উপর একটা ডাটাবেস তৈরি করে থাকে। যেমন, একটি গ্রামে কতটি পরিবার, কতটি বাচ্চা, কতটি বৃদ্ধ ব্যাক্তি রয়েছে ইত্যাদি।

এ ধরনের ডাটাবেস তৈরি করার ক্ষেএে ডাটা এন্ট্রির কাজ করা হয়ে থাকে। এর বিভিন্ন নথিপত্র গুলো টাইপ করে কম্পিউটারের মধ্যে তথ্য জমা করে রাখা হয়। এখানে Physical documents থেকে ডাটা গুলো দেখে digital record করার প্রক্রিয়াকে এক ধরনের data entry বলা হয়।

কিভাবে ডাটা এন্ট্রির কাজ শুরু করবেন?

আমি আগেই বলেছি ডাটা এন্ট্রির কাজ গুলো ইচ্ছা করলে যেকেউ করতে পারবেন। তবে, আপনাকে কম্পিউটারের ব্যাসিক ধারণা এবং ফাস্ট কীবোর্ড টাইপিং স্কিল থাকতে হবে। মনে রাখবেন, ডাটা এন্ট্রির কাজ করার জন্য আপনার ভালো কোনো ডিগ্রী থাকার প্রয়োজন নেই।

মূলত এখানে দেখা হয় আপনার কম্পিউটার টাইপিং স্পিড এবং কম্পিউটার সম্পর্কে অন্য নলেজ গুলো। আপনি অনলাইনে বিভিন্ন জব ওয়েবসাইট গুলোতে গিয়ে সহজে ডাটা এন্ট্রির চাকরি খুঁজে পাবেন।

• ঘরে বসে কম্পিউটার টাইপিং শেখার সেরা সফটওয়্যার – ২০২১

আপনি ডাটা এন্ট্রি কাজ শুরু করার জন্য দুইটা মাধ্যম ব্যবহার করতে পারবেন। আর এই দুইটা মাধ্যমে আপনি ভালো পরিমানে টাকা আয় করতে পারবেন। যথা,

• Online data entry work
• Offline data entry work

এবার চলুন নিচে থেকে এই দুইটা প্লাটফর্ম থেকে বিস্তরিত জেনে আসি।

Online data entry work

বর্তমানে ঘরে বসে অনলাইন থেকে টাকা ইনকাম করার লাভজনক মাধ্যম হয়ে দাঁড়িয়াছে ডাটা এন্ট্রির এই কাজটি। ইন্টারনেটে এমন অনেক মার্কেটপ্লেসে রয়েছে যেমন, freelancer, fiverr, guru যেখানে আপনারা ডাটা এন্ট্রির সাথে জড়িত কাজ গুলো করতে পারবেন।

এই অনলাইন ওয়েবসাইট গুলোতে আপনারা একটি একাউন্ট তৈরি করে data entry এর কাজ গুলো খুঁজতে হবে। অনলাইনে ডাটা এন্ট্রির কাজ গুলো করলে আপনার যে সুবিধা থাকছে,

১. Remote worker হিসাবে আপনি যেকোনো স্থান বা জাগয়া থেকে নিজের সুবিধা মতো এই কাজ করতে পারবেন।

২. আপনি কখন এই কাজটি করবেন সেটা নিজেই নিশ্চিত করতে পারবেন। মানে নিজের ইচ্ছা সময় মতো কাজ করতে পারবেন।

৩. এখানে বেশিভাগ সময়ে আপনাকে প্রোজেক্ট হিসাবে কাজ দেওয়া হবে। এবং প্রতিটা প্রোজেক্ট শেষ করার পরে টাকা দেওয়া হবে।

৪. আপনি একটি কোম্পানিতে ফুল-টাইম চাকরি করার পরেও বাইরের অতিরিক্ত সময়ে অনলাইন ডাটা এন্ট্রির কাজ করতে পারবেন।

Offline data entry work

অফলাইন ডাটা এন্ট্রির ক্ষেএ আপনি বিভিন্ন কোম্পনিতে সাধারন চাকরির কাজটি করতে পারবেন। মনে রাখবেন, অনলাইন এর তুলনায় অফলাইনে প্রচুর পরিমানে ডাটা এন্ট্রির কাজ রয়েছে। তাছাড়া অনেক জায়গায় আপনি পার্ট-টাইম কাজ করতে পারবেন।

• কম্পিউটার ফাস্ট করার উপায় গুলো কি কি? (কম্পিউটার স্লো হলে করণীয়)

আবার অনেকে নিদিষ্ট সময় ডাটা এন্ট্রির কাজ করে চুক্তির মাধ্যমে টাকা আয় করতে পারে। অফলাইনে কাজ করার তেমন কোনো সুবিধা নেই তবুও বিশেষ কিছু সুবিধা বলার চেষ্টা করছি। যেমন,

১. এখানে আপনাকে ঘন্টা বা দিন হিসাকে কাজ করতে হবে। কিন্ত আপনি ঘরে বসে কাজ করতে পারবেন না।

২. কোম্পনির কর্মীচারী হিসাকে আপনাকে অফিস বা দপ্তরে গিয়ে কাজ করতে হবে।

৩. অন্য কর্মীচারীদের মতো আপনাকে একই সুযোগ সুবিধা গুলো দেওয়া যেতে পারে। যেমন- bonus, overtime, health, benefit ইত্যাদি।

৪. আপনার যদি অভিজ্ঞতা, টাইপিং স্পিড ইত্যাদি ভালো থাকে তাহালে বেতন বাড়ানোর সাথে সাথে অন্যান্য সুবিধা গুলো পাবেন।

ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হওয়ার জন্য কিসের প্রয়োজন?

ডাটা এন্ট্রির কাজ করার জন্য প্রথমে নিজের কম্পিউটার এর কৌশল গুলো অধিক উন্নত করতে হবে। আপনাকে এখানে প্রচুর সময় দিতে হবে।

চলুন নিচে থেকে জেনে আসি ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হতে হলে যে বিষয়ে জানতে হবে।

Improve language skills : ডাটা এন্ট্রির কাজ মূলত ইংরেজি ভাষাতে বেশি হয়ে থাকে। এজন্য ইংরেজি ভাষার সাথে জড়িত সকল ভাষা গুলো আপনাকে ভালো ভাবে শিখতে হবে।

Become a better typist : মনে রাখবেন এটা মূলত টাইপের সাথে জড়িত একটি কাজ। এজন্য আপনাকে প্রথমে নিজের কীবোর্ড টাইপিং স্পিড বাড়াতে হবে। এখানে নিভুল ভাবে দ্রুত কীবোর্ড টাইপিং করাটা সব থেকে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়।

Gain computer skills : Data entry operator হিসাবে কাজ করতে হলে আপনাকে শুধু কীবোর্ড টাইটিং করতে জানলে হবে না। এর পাশাপাশি নিজের এন্ট্রি গুলোকে save, edit, delete করতে জানতে হবে। তাছাড়া বিশেষ জরুলি program গুলোর ব্যবহার জানতে হবে।

ডাটা এন্ট্রি শিখতে কত দিন লাগে?

ডাটা এন্ট্রি শিখতে কত দিন সময় লাগবে সেটা নির্ভর করবে আপনার নিজের শেখার উপর এবং কোন ধরনের কাজ শিখবেন সেটার উপর।

কারণ, ডাটা এন্ট্রি অনেক ধরনের হয়ে থাকে। যেমন – এমএস ওয়ার্ড ডাটা এন্ট্রি, এক্সেল সিট এন্ট্রি এমন অনেক ধরনের কাজ রয়েছে। 

যারা এমএস ওয়ার্ড ডাটা এন্ট্রি শিখবেন তাদের একটু বেশি সময় প্রয়োজন হবে। আর যারা এক্সেল সিট ডাটা এন্ট্রি শিখবেন তারা দ্রুত সময়ে শিখতে পারবেন।

তবে, আমার পরামর্শ থাকবে আপনারা এমএস ওয়ার্ড ডাটা এন্ট্রি কাজটি শিখবেন। তাহলে সরকারি বেসরকারি বিভিন্ন অফিসে টাইটিং করার কাজ পেয়ে যাবেন।

আপনারা যদি ভালো ভাবে এমএস ওয়ার্ড ডাটা এন্ট্রি শিখতে চান তাহলে ৬-৭ মাস সময় দিলে সহজে শিখতে পারবেন।

ডাটা এন্ট্রি জব কোথায় পাবেন?

আপনারা যারা ডাটা এন্ট্রি কাজ শিখে দ্রুত টাইপিং করতে পারেন তারা দেশের বিভিন্ন জায়গায় সরকারি বেসরকারি অফিসে ডাটা এন্ট্রি জব করতে পারবেন।

তবে, মনে রাখবেন data entry job নিজে নিজে খুঁজে পাওয়া অনেক কঠিন ব্যাপার। তাই জব খোঁজার জন্য আপনাকে অনেক চেষ্টা করতে হবে।

আবার, আপনারা যদি অনলাইনে ফ্রিল্যান্সিং  ডাটা এন্ট্রি জব করতে চান তাহলে অনলাইনে অনেক মার্কেটপ্লেস রয়েছে যেখানে একাউন্ট খুলে জব করতে পারবেন।

ডাটা এন্ট্রি জব করার জন্য সেরা কিছু মার্কেটপ্লেসের নাম নিচে উল্লেখ করেছি –

• Clockwork
• DataPlus+
• DionData Solution
• SigTrack
• Accu Tran Globar
• Amazon Mechanical Turk

আজকে আমরা কি শিখলম

তাহালে বন্ধুরা আজকে আমরা শিখলাম data entry কি বা ডাটা এন্ট্রি কাকে বলে। তাছাড়া ডাটা এন্ট্রির আরো গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে আমরা শিখলাম। আমার লেখা About data entry work in bangla আর্টিকেলটি যদি আপনাদের ভালো লাগে তাহালে শেয়ার করবেন।

আর আর্টিকেলের সাথে সম্পর্কে কোনো পরামর্শ বা প্রশ্ন থাকলে কমেন্টে জানিয়ে দিবেন। আশাকরি ডাটা এন্ট্রি জব এই সকল বিষয় গুলো সহজে বুঝতে পারছেন।

ফ্রিল্যান্সিং সম্পর্কে আরো কিছু গুরুত্বপূর্ণ আর্টিকেল –

• ফ্রিল্যান্সিং কি
• ফ্রিল্যান্সিং কাজ করার জন্য কিসের প্রয়োজন
• ফ্রিল্যান্সিং কোন কাজের চাহিদা বেশি 
• কিভাবে ফ্রিল্যান্সিং একাউন্ট খুলবো
• যাদের জন্য ফ্রিল্যান্সিং নয়
• ফ্রিল্যান্সিং শেখার বই
• ফ্রিল্যান্সিংয়ের টাকা পেওনিয়ার থেকে বিকাশে আনার নিয়ম